Termine bestätigen
Morgen stehen zehn Termine an. Ob alle halten, wissen Sie erst, wenn Sie vor der Tür stehen oder der Platz im Kalender leer bleibt.
Das sagt Anna„Ich rufe wegen Ihres Termins morgen um halb zehn an – passt das noch?“
Alle Beispiele sind erfunden. Betriebe, Namen und Sätze zeigen, wie ein Anruf ablaufen kann. Wie Anna wirklich klingt, hören Sie in der Demo.
Kurzfristig umplanen
Um sieben Uhr früh fällt ein Mitarbeiter aus. Fünf Kunden müssen es erfahren, und Sie stehen schon auf der ersten Baustelle.
Das sagt Anna„Ihr Termin heute um elf kann leider nicht stattfinden. Darf ich Ihnen gleich einen neuen anbieten?“
Rückrufe erledigen
Drei Leute haben gestern um Rückruf gebeten. Sie wollten sich melden, dann kam der Tag dazwischen.
Das sagt Anna„Sie hatten uns um einen Rückruf gebeten – es ging um das Angebot für die Küchenfronten. Ist das noch aktuell?“
Angebot nachfassen
Das Angebot ist seit einer Woche draußen. Nachfragen fühlt sich aufdringlich an, also fragt niemand, und der Auftrag versandet.
Das sagt Anna„Sie haben bei uns ein Angebot angefordert. Ist es gut bei Ihnen angekommen, und gibt es Fragen dazu?“
Nach dem Auftrag nachfragen
Die Arbeit ist erledigt, die Rechnung gestellt. Ob der Kunde zufrieden ist, erfahren Sie nur, wenn er sich beschwert.
Das sagt Anna„Wir haben vor Kurzem bei Ihnen die Therme getauscht. Ich wollte kurz nachfragen, ob jetzt alles passt.“
Offene Rechnung ansprechen
Eine Rechnung ist überfällig. Die Mahnung wirkt zu hart, der Anruf ist Ihnen unangenehm, also passiert nichts.
Das sagt Anna„Es geht um eine Rechnung vom März, die bei uns noch offen ist. Ist die vielleicht untergegangen?“
Bei Dritten nachfragen
Sie brauchen eine Auskunft: Ist die Ware da? Wann kommt der Techniker? Dafür müssten Sie die Arbeit unterbrechen und warten.
Das sagt Anna„Ich rufe für die Tischlerei Muster an. Es geht um die Bestellung von letzter Woche – ist die Lieferung schon eingetroffen?“
Freie Aufgabe
Manche Anrufe passen in kein Muster: eine Rückfrage zu einem Auftrag, eine fehlende Angabe, eine Abstimmung.
Das sagt Anna„Für die Montage am Dienstag fehlt uns noch eine Angabe: Gibt es bei Ihnen einen Parkplatz für den Lieferwagen?“
So geben Sie Anna einen Auftrag
Einzeln
In App oder Web-App: wen Anna anrufen soll, was sie klären soll und warum sie anrufen darf.
Als Liste
Mehrere Anrufe auf einmal, etwa alle Termine von morgen. Anna führt einen Anruf nach dem anderen.
Über Ihren KI-Assistenten
Andere Programme und KI-Assistenten können Anrufe vorbereiten. Diese Aufträge warten auf Ihre Freigabe.
Ergebnis lesen
Zu jedem Auftrag steht, was herausgekommen ist, mit Zusammenfassung und Gespräch zum Nachlesen.
Die Spielregeln
Ausgehende Anrufe sind heikel, wenn man sie falsch macht. Diese Regeln sind fest eingebaut:
- Nur mit Anlass. Jeder Auftrag braucht eine Grundlage: ein bestehender Kunde, eine Anfrage, ein Rückrufwunsch. Kaltakquise macht Anna nicht – Werbeanrufe ohne Einwilligung sind in Österreich verboten (§ 174 TKG 2021).
- KI ab dem ersten Satz. Anna sagt sofort, dass sie eine KI-Assistentin ist und für welchen Betrieb sie anruft.
- Erst die Person, dann der Grund. Anna fragt nach der richtigen Person, bevor sie sagt, worum es geht. Wer nicht gemeint ist, erfährt nichts über das Anliegen.
- Sie geben frei. Sie sehen jeden Auftrag, bevor Anna wählt. Was nicht passt, lehnen Sie ab.
- Anständige Zeiten. Anna ruft werktags in Ihren Anrufzeiten an, nicht an Feiertagen, und versucht es nur begrenzt oft.
- Ein Nein gilt. Wer nicht mehr angerufen werden möchte, kommt auf die Sperrliste und wird nicht mehr angerufen.
Was Anna nicht macht
Anna macht keine Kaltakquise und ruft keine gekauften oder fremden Adresslisten an. Sie ruft keine Mehrwert- und Sondernummern an, drängt niemanden und hakt nach einem Nein nicht nach. Fragen zu Preisen, Umfang oder Fachlichem beantwortet sie nicht aus dem Bauch: Sie bietet ein Gespräch mit Ihnen an. Was Anna sagen darf und was Sie lieber selbst besprechen, legen wir bei der Einrichtung gemeinsam fest.
Häufige Fragen zu ausgehenden Anrufen
Darf Anna meine Kunden überhaupt anrufen?
Ja, wenn es einen Anlass gibt: ein bestehender Kunde, eine Anfrage, ein vereinbarter Termin oder ein Rückrufwunsch. Diesen Anlass geben Sie bei jedem Auftrag an. Werbeanrufe ohne Einwilligung sind in Österreich verboten (§ 174 TKG 2021), deshalb macht Anna keine Kaltakquise und ruft keine fremden Adresslisten an.
Merken die Angerufenen, dass eine KI anruft?
Ja. Anna sagt im ersten Satz, dass sie eine KI-Assistentin ist und für welchen Betrieb sie anruft. Dann fragt sie nach der richtigen Person und nennt erst danach den Grund des Anrufs.
Kann ich Anna mehrere Anrufe auf einmal geben?
Ja. Sie beauftragen Anrufe einzeln in App oder Web-App, als Liste für mehrere Anrufe oder über Ihren KI-Assistenten. Anna führt einen Anruf nach dem anderen, in Ihren Anrufzeiten. Wie viele Anrufe pro Tag hinausgehen, ist einstellbar.
Was passiert, wenn niemand abhebt oder die Mailbox drangeht?
Anna versucht es später in Ihren Anrufzeiten noch einmal; wie oft, ist begrenzt und einstellbar. Auf eine Mailbox spricht sie eine kurze Nachricht mit Rückrufnummer, ohne Details zum Anliegen. Wer zurückruft, landet bei Anna, und sie weiß, worum es ging.
Was, wenn jemand nicht mehr angerufen werden möchte?
Dann kommt die Nummer auf die Sperrliste und Anna ruft dort nicht mehr an. Sagt jemand „bitte später“, vereinbart Anna einen neuen Zeitpunkt.
Was sehe ich nach einem ausgehenden Anruf?
Zu jedem Auftrag das Ergebnis, zum Beispiel bestätigt, Termin vereinbart, Rückruf gewünscht, kein Interesse oder nicht erreicht. Dazu eine kurze Zusammenfassung und das Gespräch zum Nachlesen.
Ruft Anna von sich aus an?
Nein. Anna ruft nur an, wenn es einen Auftrag gibt, und Sie sehen jeden Auftrag, bevor sie wählt. Aufträge, die Ihr KI-Assistent vorbereitet, warten auf Ihre Freigabe.
Mehr dazu in allen Fragen und Antworten und zu den Kosten.